Kamu kurumları ile
gerçek ve tüzel kişiler arasında ticari ve hukuki süreçleri hızlandırmayı,
pratikleştirmeyi ve daha güvenli hale getirmeyi amaçlayan e-dönüşüm
teknolojileri hâlihazırda kullanılmakta ve gün geçtikçe yaygınlaşmaktadır.
Berk Dumanhan
Mekatronik Mühendisi
BD Bilişim
Danışmanlık TÜRKKEP Başvuru Merkezi
Sanayi toplumunun gelişimi ve değişimi ile birlikte
içerisinde bulunduğumuz “bilgi çağı” olarak adlandırdığımız zaman diliminde,
sürecin zararlarından kaçınmak ve katkılarından yararlanabilmek bireysel ve
toplumsal olarak doğru teknolojik altyapıya ve bilgi donanımına sahip olmak ile
doğrudan bağlantılıdır. Bu kapsamda veri toplama, veri güvenliği, veri işleme,
e-çözümler, bulut sistemler, siber güvenlik, uçtan uca yazılım entegrasyonu ve
kişisel verilerin korunumu gibi birçok kavramı sıklıkla görebiliyoruz. Fiziksel
güç ve maliyet gerektiren birçok işlem, bilgisayar ve internet altyapısını kullanarak
dijital ortama doğru yönelmeye başladı. “e-dönüşüm” nedir sorusuna cevap bulmak
istersek, içerisinde bulunduğumuz dijitalleşme sürecinin farkındalığı ile
birlikte, gerekli teknolojik ve bilgi altyapısı ile fiziksel işleyişin dijital
ortamlara aktarılması ve doğru yararlanılabilme süreci olarak düşünebiliriz.
Doğru bir yararlanma modelinde dijitalleşme ile süreçler çok daha hızlı,
etkili, pratik, güvenilir, gözlemlenebilir, denetlenebilir ve düşük maliyetli
olabilmektedir. Basit bir örnek olarak; fiziksel ortamda posta göndermek ile
e-posta göndermek kıyaslandığında kâğıt ve ulaştırma masrafları, ulaştırma
aşamasında geçen süre ve risk değişkenleri değerlendirildiğinde fark net
şekilde anlaşılabilmektedir.
Kamu kurumları ile gerçek ve tüzel kişiler arasında ticari
ve hukuki süreçleri hızlandırmayı, pratikleştirmeyi ve daha güvenli hale
getirmeyi amaçlayan e-dönüşüm teknolojileri hâlihazırda kullanılmakta ve gün
geçtikçe yaygınlaşmaktadır. Öne çıkan başlıklarına yazının ileri kısımlarında
yer verilmiştir.
Kayıtlı Elektronik
Posta (KEP)
Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı
gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden,
içeriğin kesinlikle değişmemesini sağlayarak yasal geçerli ve güvenli ve kesin
delil haline getiren sistemdir. KEP ile her türlü bildirim, başvuru, dilekçe,
ticari taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, teklif, sözleşme
evraklarının paylaşımı, şirketlerin beyannameleri, fatura, hesap özeti, bordro,
ihtar, ihbar ve talimat gibi gönderileri elektronik ortamda
gerçekleştirilebilir. Ayrıca UETS’ den gelen iletilere cevap verilebilmektedir.
e-imza
Elektronik işlemlerde gönderilen bilginin yolda
değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkâr edilemeyeceğini
garantiler. e-imza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik
bilgilerinin doğruluğunu garanti eder. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na
göre elektronik imza, günlük hayatımızda kullandığımız ıslak imza ile aynı
hukuki geçerliliğe sahip bir uygulamadır. Kayıtlı elektronik posta (KEP)
sistemi; e-devlet kapısı uygulamaları, belediyeler tarafından dijital olarak
istenen yapı-denetim projeleri, e-imza uyumlu kamu sistemleri (EKAP, UYAP,
e-haciz vs.), MERSİS üzerindeki ticaret sicil işlemleri, gümrük ve dış ticaret
işlemleri, elektronik sağlık ve sosyal güvenlik sistemleri, ödeme talimatı gibi
bankacılık işlemleri ve diğer finansal uygulamalar, elektronik yazışma ve
sözleşmeler gibi her türlü kıymetli evrakın elektronik ortamda imzalanmasında
kullanılır.
e-maliye
e-fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması
gereken tüm bilgileri barındıran kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip
elektronik belgedir. 2014 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış hasılatı 10
milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bir sonraki yıl hesap döneminin başından
itibaren e-fatura uygulamasına geçmelidir. 2016 yılı ve devam eden yıllarda
mükellefiyet tesis ettirenler, mükellefiyet tesis ettirdikleri tarih ile
izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde, izleyen
hesap döneminden sonraki hesap dönemi başından itibaren e-fatura uygulamasına
tabi olurlar. Son yayınlanan tebliğ taslağında ise 2018 yılı brüt satış
hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01.01.2020 tarihinde e-faturaya
geçmek zorunda olacaklar.
e-arşiv fatura hizmeti, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu
(VUK) Genel Tebliği düzenlemesi ile uygulamaya geçmiş olup, faturaların ikinci
nüshasının elektronik ortamda oluşturulmasını ve muhafaza edilmesini;
gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlayan teknolojidir.
Karşılıklı iki e-fatura mükellefi birbirlerine e-fatura kesmek zorundadır.
e-fatura mükellefi, olmayan bir kuruma veya şahısa e-arşiv fatura kesebilir.
e-irsaliye ise, kağıt irsaliye ile aynı niteliği taşır. Daha
çok sevk irsaliyesi olarak kullanılan e-irsaliye sayesinde şirketler mal
hareketlerini dijital ortamda kolayca izleyebilir ve giderlerinden de tasarruf
edebilir.
e-serbest meslek
makbuzu (e-smm)
e-serbest meslek makbuzu (e-smm); kağıt serbest meslek makbuzu
ile aynı hukuki niteliklere sahip olan elektronik belgedir. e-serbest meslek
makbuzu uygulaması, serbest meslek erbabı olup hukuk, muhasebe, denetim, tıp,
mimar, mühendislik vb. alanlarda, vekil, danışman, müşavir, denetçi, arabulucu,
aracı, mimar, mühendis vb. adlar altında serbest meslek faaliyetinde
bulunanların, mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için düzenledikleri
serbest meslek makbuzlarının elektronik ortamda izlenebilmesi amacıyla
getirilmiştir.
e-serbest meslek
kullanım zorunluluğu ne zaman başlıyor?
Serbest meslek makbuzu belgelerinin elektronik ortamda
düzenlenme, iletilme ve muhafazasına imkan veren “Vergi Usul Kanunu Genel
Tebliğ Taslağı” yayınlandı. Taslakta;
Serbest meslek erbaplarından;
a) 1/9/2019 tarih
itibariyle faaliyetine devam etmekte olanlar 1/1/2020 tarihine,
b) 1/9/2019
tarihinden (bu tarih dahil) itibaren faaliyetine başlayacak olanlar ise işe
başladıkları ayı izleyen üçüncü ayın sonuna, kadar e-serbest meslek makbuzu
uygulamasına dahil olmaları ve bu tarihlerden itibaren serbest meslek makbuzu
belgelerini e-serbest meslek makbuzu olarak düzenlemeleri zorunludur.
KEP İK (KEP İnsan
Kaynakları)
Kayıtlı elektronik posta(KEP) insan kaynakları, şirket
çalışanlarına ücret bordrolarının KEP (kayıtlı elektronik posta) ile yasal
geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.
Kayıtlı elektronik posta (KEP) kurum ile çalışanları
arasında; bordro, sözleşme, savunma talepleri, ihtarlar, mazeret izni kullanımı,
yıllık izin kullanımı talepleri, atama/görevlendirme yazıları, hedef ve
performans değerlendirme, maaş artışı/prim ödemesi bildirimleri Kayıtlı
Elektronik Posta(KEP) İnsan Kaynakları aracılığıyla KEP kullanımı ile yasal
bağlamda ve hukuki kanıt güvencesi ile yapılabilmektedir.