Bilişim teknolojileri her geçen gün çalışma yaşamımızda daha fazla etki göstermeye başlıyor. Birçoğu geçmiş yıllara dayanan bilişim modelleri, kişisel bilgisayarların ve mobil imkânların gelişmesi ve de internetin yayılmasıyla birlikte ileri formlarda hayatımızda daha fazla ve aktif olarak yer edinmeye başladı.

Bugün çalışma alanlarına etki eden bir diğer kavram olarak RPA – Robotic Process Automation (Robotik Süreç Otomasyonu) karşımıza çıkmakta.

Mekatronik mühendisleri aldıkları eğitim doğrultusunda, robotik çalışma yaklaşımına hâkim olmaları, yazılım alanındaki bilgileri ile geleceğin disiplinler arası bir mühendislik dalı olarak farklı süreçleri analiz edebilme yetenekleri sayesinde, süreçlere mühendislik disiplini yaklaşımını da katarak RPA alanında verimli çalışmalar gerçekleştirebilirler. Özellikle son kısımda bahsedeceğim IPA kavramına geçiş ile birlikte mekatronik mühendislerinin günümüz şartları ile RPA alanında çalışma yapmaları geçiş sürecinde kendilerine avantaj sağlayacaktır.

Literatür taramasında özellikle son 5 yılda görmeye başladığımız bu kavram etki alanını genişlemekte ve birçok iş koluna temas edip, dijital anlamda dönüşümünü sağlamaktadır. Şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerinde belirli iş süreçlerinin dijitalleşmesinde RPA teknolojisine başvurduğu gözlenmektedir.

PwC’nin yapmış olduğu araştırmaya göre iş yerlerindeki faaliyetlerin yaklaşık %45’i RPA’ya devredilebilir. Bu dünya genelinde 2 trilyon dolarlık bir maliyet düşümü demektir.

RPA Nedir?

RPA, insanlar tarafından, belirli kurallar çerçevesinde, sürekli tekrarlanan, yüksek hacimli ve bilgisayar başından yapılan işlerin yazılım robotları aracılığı ile otomatik hale getirilmesidir. Burada söz konusu robotlar sanal iş gücünü oluşturmaktadır. Genel anlamada ilk akla gelen, fiziksel operasyonlar gerçekleştiren robotlar ilişkili değildir.

Uygulama Amaçları

Sürekli tekrarlanan yüksek hacimli işlemler, birçok noktada katma değere katılamayan operasyonlar olarak kalmaktadır. Yüksek hacimli ve tekrarlamalı bu görevler, yaşanabilecek anlık dikkat dağınıklıklarında özellikle kritik süreç alanlarında şirket için problemlere neden olmakta, zaman ve maddi kayıplara sebebiyet verebilmektedir. Organizasyon içerisinde analiz edilmiş ve uygunluğu tespit edilmiş süreçlere uygulanacak RPA çözümleri, zaman ve maddi anlamda tasarruf ile süreç optimizasyonu sağlayabilmektedir.

Çalışma Sistematiği

Bilgisayar üzerinden yapılan, sürekli tekrarlanan ve yüksek hacme sahip görevlerde, insan çalışması bire bir tekrarlanarak operasyon yönetilir. Kullanılan RPA sistemlerinin birçoğu entegrasyon gerektirmeden, programların kullanıcı ara yüzleri üzerinde çalışarak işlemleri gerçekleştirir. Birçok RPA uygulamasında kodlama bilgisine gerek duymadan süreçler otonom hale getirilebilmektedir. Piyasada lisanslı ve açık kaynak alternatif uygulama araçları vardır. RPA robotları kural bazlı çalışan yapılardır. İşletme tarafından belirlenmiş kurallar çerçevesinde operasyonları sürdürürler.

RPA Uygulaması Öncesi Süreçler ve Uygulama Süreci

RPA uygulaması kararı şirket yönetimi tarafından alındıktan sonra, ilk olarak dönüşüm işleminin yapılacağı muhtemel süreçler belirlenmelidir. Burada süreç grupları derinlemesine incelenerek, organizasyon tarafından tanımlanmamış veya farkında olunmayan ancak kullanıcı tarafından rutin işlem adımları tespit edilmeli, süreçler tüm adımları ile tanımlanarak süreçlerin baştan sona haritalama yapılmalıdır. Bu operasyon ayrıca süreç madenciliği olarak da adlandırılır.

RPA dönüşümünde uygulanacak süreç madenciliği 3 adımda tanımlanabilir;

Değerlendirme: RPA uygulamasının süreç bazlı olarak potansiyeli değerlendirilir. Bu değerlendirmede süreçler ölçülebilir, tekrarlanabilir olmalı ve standardize edilebilmelidir.

Geliştirme: Seçilmiş belirli süreç gruplarında RPA uygulamalarının geliştirilmesi ve izlenmesidir. Hangi süreçlerin hangi tip robotik çözümler ile çözülebildiği, sonuçlarda ne gibi farkların olduğu değerlendirilmelidir. Bu adım aynı zamanda uygun süreç grubunun da seçilmesine katkı sağlayacaktır.

Sürdürülebilirlik: Seçilecek RPA uygulaması ve süreç gruplarının uyumunu ifade eder. Zaman içinde karşılaşılacak teknik sorunların nasıl çözüleceğinin değerlendirilmesidir.

Yukarıdaki adımlar takip edilerek şirket içindeki potansiyel süreç gruplarının içerisinde uygun olanlarının seçilmesi ve uygulamaya entegre edilmesi sağlanır.

Dönüşüm öncesi süreçlerin iyi analiz edilmesi önemlidir. Uygun olmayan süreç grupları üzerinden robotik çözüm uygulanması, uygulamanın verimli çalışmasını önleyecek, personelin işini zorlaştıracak, zaman kayıplarına neden olabilecek ve şirketin genel dijital dönüşüm süreçlerine de olumsuz etki yaratabilecektir.

Tespit edilen süreç varyantlarını minimize ve standardize etmek RPA’ya başlamadan önce kolaylık sağlamaktadır.

Ayrıca RPA uygulaması sonrası, dönüşümün gerçekleştirildiği süreçler yakından takip edilmeli, KPI’lar ile izlenmeli ve süreçler geliştirilmeye çalışılmalıdır.RPA uygulamalarında aşağıdaki gelişim çemberi takip edilebilir. RPA’nın uygulandığı süreçler KPI’lar ve farklı ölçütler ile geçmiş ve hedef kriterlere göre ölçülür. Yapılan ölçümler tanımlanır ve süreç optimize edilir.

Çalıştığı Departmanlar ve Uygulamalar Kapsamında RPA

- IT Departmanı

- Pazarlama ve CRM

- Kalite

- ARGE

- Finans ve Muhasebe

- İnsan Kaynakları

Tamamlanmış bir RPA uygulaması, size gelen maili inceleyerek bilgisayarınızda belirtmiş olduğunuz bir forma bilgileri kopyalayabilir, bir fatura yaratabilir ve gönderebilir. Gelen bir satın alma teklifini belirtilecek kriterlere göre değerlendirerek satın alma siparişini yaratabilir. Kredi ve risk değerlendirmesi yapılabilir.Dünya çapında bir operatör firması, 2015 yılında başlamış olduğu RPA sürecinde 160 robot ile ayda 400.000 ile 500.000 arasında işlem gerçekleştirmiştir. 160 Robotun çalıştığı 15 Temel süreç belirlenmiştir ve firma ilk yatırım maliyetini 1 sene içerisinde amorti edebilmiştir.

Sonuçlar ve Gelecek

Günümüzde Türkiye’de RPA yaygınlaşmış durumda değildir. Endüstri 4.0 kavramının yaygınlaşması, son dönemde tüm dünyada yaşanan pandemi olayı ve maliyetleri düşürme eğilimi RPA’nın yayılmasını tetiklemektedir. RPA’ya geçiş öncelikle yönetimsel olarak bu kararı almayı ve benimsemeyi, süreçleri detaylı analiz etmeyi ve uygun süreçleri RPA çözümü ile buluşturmayı hedeflemektedir.

RPA geçişinin bir diğer avantajı süreç içerisinde gerçekleşen ancak fark edilmeyen adımların açığa çıkması, bir vadede mevcut süreçlerin iyileştirilmesi gibi geleceğe dönük avantajlar sağlamasıdır.Ancak burada RPA’yı doğrudan insan faktörünü ortadan kaldıran bir araç olarak düşünmek yanıltıcı olacaktır. RPA’lar yazılımsal iş gücüdür. Bu yazılım robotları ilgili süreçte görevli personele yardımcı olacaktır. Birimlerdeki personelin daha nitelikli işler yapabilmesi ve kariyerini geliştirmesi için ona fırsat sağlayacaktır. Birçok işletmede görüldüğü üzere bu uygulamalar oradaki personelin işini elinden almaktan öte yaptığı işe değer katacak, zamanını daha verimli kullanabilmesi için ortam sağlayacaktır.

Şirketler de uygulamanın gerçekleştiği birimlerdeki personel sayısını azaltarak, bu personelleri verimli olabilecekleri ve katma değer yaratabilecekleri birimlere yönlendirebileceklerdir.Sonuç olarak karşımıza Reskill ve Upskill kavramları çıkmaktadır. RPA sonucunda ilgili birimlerdeki personeller yeteneklerini geliştirmeli veya yeni birimlere geçiş için yeni yetenekler edinmelidirler.Ayrıca RPA uygulamaları yeni meslek alanlarının da gelişmesini sağlamaktadır: Bunlar; RPA geliştiricisi, RPA analisti ve RPA çözüm mimarıdır.

RPA sonrası bizleri bekleyen kavram ise yeni gelişmekte olan IPA – Intelligent Process Automation (Akıllı Süreç Otomasyonu)’dir. [6]Bu kavram ile RPA uygulamalarına yapay zekâ, makine öğrenmesi, doğal dil ve görüntü işleme teknolojileri adapte edilmiş, daha komplike, süreçleri kendi öğrenebilen ve bu süreçleri geliştirerek uygulayan çözümler ortaya çıkmaktadır.

Yazar: Candoğan Olgun – Makina Mühendisi

34. Dönem MMO İstanbul Şubesi Mekatronik Meslek Dalı Komisyonu Üyesi